よくあるご質問

1.気になる、費用は?
「幹事代行.com奈良」ではシティホテルでの開催をベースに、下記3つの同窓会プランをご用意させていただきました。
各プランにつきましては、こちらをご覧ください→丸ごとプラン、お手軽プラン、案内ハガキ発送プラン
個人で開催される場合、幹事さまにも、参加者の皆さまにも、お喜びいただける「質の高い同窓会」を運営するためには、最低限の運営予算が必要です。同窓会は参加者の会費で運営されることがほとんどですが、案内ハガキ発送費など準備経費として事前に持ち出し金が必要な幹事さまとしては、当日の参加人数が運営予算に大きく影響し、一番の悩みの種になります。弊社実績事例から同窓会の参加者は、案内総数の1/3(約30~40%)程度が多いことが伺えます。会費を安く抑えたいとお考えの幹事さまのお気持ちもわかりますが、適切な予算を確保してこそバランスの取れた同窓会運営が実現できます。同窓会の会費設定には、少し余裕を持って計画されることをお勧めいたします。
2.会費の目安はどれくらい?
ホテルでの開催の場合は、8,000円~12,000円。その中でもお一人様10,000円が、最も多いと思います。「幹事代行.com奈良」では、シティホテルをベースに同窓会プランをご用意いたします。クラス会など飲み会感覚の小さな同窓会であれば、居酒屋やレストランでも手配は可能です。詳しくは、お問い合わせください。 個人で開催される場合、ご利用ホテルや地域により多少料金体系の違いはございますが、経験上からアドバイスさせていただくなら、最低でも会費8,000円は必要です。
3.どんなサービスをしてくれるの?
事前準備から当日サポートまで、時間のかかる細かい作業を代行いたします。また、同窓会ごとに専用ホームページを開設します。
※サービス内容はプランにより異なります。詳しくは、こちらをご覧ください

(1)事前準備 ・名簿整理→データ入力/連絡先不明者整理(連絡先不明者リスト化)
・案内ハガキ→往復はがき/原稿作成、印刷、発送
・会場選定→各地域のシティホテル(または、「幹事代行.com奈良」が推奨する宴会施設)
・会場予約→仮予約/決定予約/会場との打合せ(3~5回)
・出欠管理→出欠はがき回収/連絡先不明者整理(案内ハガキ追加発送)/専用ホームページにメッセージ記載
・準備サポート→同窓会開催まで(TEL、Mail、Fax)等で随時、サポートいたします。
・受付備品→受付リスト/名札/会場看板
(2)いつまでも使える専用ホームページ開設→パソコン用/携帯電話用(全キャリア対応)
(3)当日サポート→司会手配、タイムテーブル作成、司会文作成、会場支払い、筆記用具・テーブルなど受付周りの準備
(4)同窓会終了後→名簿返却、返信ハガキ返却
※プラン、開催地、開催時期、参加人数によりサービス内容が変更になる場合があります。
4.案内状の作成・発送と出欠管理だけ代行をお願いすることもできるの?
もちろん可能です、「案内ハガキ発送プラン」をご利用くださいませ。詳しくは、こちらをご覧ください
5.どんな人が申し込んでいるの?
1.幹事を引き受けながら、同窓会を開けないまま保留にしていた幹事さま
2.初めて開催するため、要領がわからない幹事さま
3.同窓会はやりたいけれど、事前準備が面倒と思われる方
4.準備をする時間がとれない幹事さま
5.順番で押し付けられたけれど、何をしたらいいのかわからない幹事さま
6.赤字の持ち出しを敬遠する幹事さま
7.ラクして楽しみたい幹事さまetc
同窓会は事前準備が面倒だ!と言われますが、確かに幹事さまや発起人の方には、何かとご苦労が多いようです。
恩師や同窓生への案内ハガキの作成、所在不明者の確認フォロー、会場の手配、料理内容や飲み物などの打合せ、参加者の確認作業、当日の受付業務など、その労力は大変なものです。
「幹事代行.com奈良」では、幹事さまのご負担を軽減し、同窓会の開催に向けて快適なサポートをいたします。
6.全国どこでもお願いできるの?
「幹事代行.com奈良」は奈良県中心ではございますが、全国各地に「幹事代行.com」の加盟店がございますので、問題なくご利用いただけます。地元在住の担当者が親身に対応させていただけるのも、「幹事代行.com」ならではのサービスです。もし加盟店がお近くにない場合でも、北海道から沖縄まで対応出来ますので、お気軽にご相談ください。
7.どれぐらいの規模から申し込めるの?
人数・規模に制限はございません。「クラス会、合同クラス会、学年同窓会・同期会、同窓会総会、創立記念同窓会」など、さまざまな規模の同窓会のご要望にお応えいたします。
8.同窓会以外の幹事代行はしてくれないの?
同窓会に限らず、「叙勲・褒章の祝賀会、定年退職者慰労会、結婚式2次会、その他各種宴会」など、あらゆるご宴会の幹事代行にお応えいたします。
9.申し込み後のキャンセル料はいつから発生するの?
(1)同窓会の全面キャンセルの場合
1.案内ハガキの発送準備開始後:案内ハガキ発送費用と当社規定の代行手数料
2.利用施設規定のキャンセル料が生じた場合の全金額

(2)参加予定者の当日キャンセルの場合
弊社規約に基づき有限保証といたします。同窓会の当日キャンセルは、必然的に発生いたします。しかし、幹事様のリスクを最小限に抑えるためさまざまなサポートを行いますので、安心して同窓会をお楽しみください。ただし、常識を外れた当日キャンセルが生じた場合には、ご相談により対処させていただきます。
10.同窓会専用ホームページっていったい何?
多くの同窓生にご参加いただくためにご用意する、各同窓会ごとのホームページです。ご自身の出欠登録や同窓生の出欠確認が、同窓会専用ホームページからリアルタイムに確認できます。また、掲示板、写真館など同窓生が自由に参加できるサービスが充実し、ホームページを利用してプレ同窓会がお楽しみいただけます。お出かけ先やお仕事の合い間にでも、携帯電話からアクセスできますので、幹事さまはもちろん同窓生全員が全国何処からでも同窓会を盛り上げていただくことができます。心配な個人情報もしっかりガードされていますので、安心してプレ同窓会をお楽しみください。同窓会後も有効期限なく、いつまでもご利用いただけます。 ※こちらからサンプルページをご覧いただけます(「幹事代行.com」本部のホームページにリンクします)。
11.同窓会専用ホームページのセキュリティーは大丈夫?
お一人おひとりに、専用のIDとパスワードをお渡しし、個人認証を行っています。また、個人情報を取り扱うページは、大手企業サイトでも採用されている「グローバルサイン 256bitSSLサーバー証明書」による暗号化通信を行っています。SSLサーバー証明書を利用することで、お客様が入力された情報は暗号化され、安全に送信することができます。 ※ ID・パスワードは同窓会の案内ハガキに記載し、個別に同窓生の皆さまへお知らせいたします。
12.同窓会専用ホームページを利用できる期間は?
同窓会の案内ハガキ発送直後からご利用いただけます。また同窓会終了後も無料で、期限無く継続してご利用いただけます。近況報告や気の合った仲間、クラス単位のお誘いなど、皆さまだけの情報交換のキーステーションとしてご活用ください。
13.同窓会専用ホームページにログインできないけどどうしたらいいの?
ID・パスワードを忘れた、案内ハガキが届いていないなど、ログインができない方はこちらのお問い合わせページからお手続き下さい。
14.連絡先不明者への案内はどうしたらいいの?
案内ハガキの不達情報を専用ホームページへ掲載します。皆さまの情報提供をもとに、所在が判明した同窓生様には「幹事代行.com奈良」から改めて案内ハガキをお届けいたします。旧交のある皆さまの情報提供が、連絡先不明者様の住所を突き止める唯一の方法ですので、積極的なご協力をお願いいたします。 皆さまからお知らせいただきました情報は厳重に管理し、情報漏洩には十分注意を払っておりますのでどうぞご安心下さいませ。 ※判明率は60%前後の高い実績があります。
15.同窓会後に行ける2次会の会場は、紹介してもらえるの?
2次会を希望される方には、ご要望をお伺いした上で会場をご紹介をさせて頂きます。

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