開催までの流れ・当日の様子

知っておきたい同窓会開催までの流れと、当日の様子をご紹介させて頂きます。楽しい同窓会を成功させましょう!

目安:4ヶ月前

幹事メンバーの招集

全てのことをひとりで決めるのは、何かと心細いもの。複数の幹事で同窓会を行うことで、運営も楽になります。また、それぞれの繋がりから参加者を募ることも出来ます。
部活のキャプテンや委員長、当時のマドンナなどに幹事をしてもらえると輪が広がっていきやすいですよ。

概要の決定

クラス会なのか?学年全体なのか?それによって会場や開催日時なども変わってきます。いつ、どこで、何人、先生にも声をかけるか、当日の企画は?など、昔を懐かしみながら皆で楽しめる同窓会の企画を行う。
時期に関しては、遠方にいるご友人が戻ってきやすいGWやお盆、年末年始などがおすすめです。当社では1・8・11月開催が比較的多くなっています。

目安:3〜4ヶ月前

名簿リスト宛に案内ハガキ送付

ハガキ発送に向けて、卒業アルバムから名簿リストをデータ化。案内ハガキの作成・発送。
幹事代行ドットコム奈良では
名簿をお渡しいただくだけで、宛名入力と案内ハガキの作成・発送を行います。

宛先不明者の確認

引越しや転出で住所が変わっている場合、宛所不明として案内ハガキが戻ってきます。その人数把握・所在確認を進めましょう。新住所がわかった方に対して、ハガキを再送。作成した名簿リストを活用して、出欠管理も行いましょう。
幹事代行ドットコム奈良では
出席管理は全て当社で代行いたします。案内ハガキの再送もお任せ下さい。

参加人数の共有


同窓会専用HP例
SNSや掲示板などを使い、参加者の動向を幹事で把握する。迷っている人や不参加の人でもメールアドレスがわかる場合は、再度参加を呼び掛けることで前向きに検討されますよ。
幹事代行ドットコム奈良では
同窓会専用ホームページを立ち上げますので、その掲示板を同窓生みんなで共有することができます。
※ホームページの情報は、案内ハガキに記載しております。

目安:1〜2ヶ月前

当日企画

当日の進行を決める。どのようなイベントをするのか?ゲームなどはするのか?誰が進行役をするのか?また、料理・ドリンクの詳細決定。
幹事代行ドットコム奈良では
幹事さんのご希望をお聞きしながら、当日の流れを決定。司会者手配や会場担当者との打ち合わせも行います。

会場との打合わせ

参加人数の共有を行う。またタイムスケジュールを作成し、会場と打ち合わせを行う。プロジェクターなど機材の持込が可能か否か。を確認する。
幹事代行ドットコム奈良では
幹事さんに代わり、タイムスケジュールの作成、会場への人数報告や事前確認などを行います。

名札などの準備

当日用の名札や、会場に設置する看板。先生にお渡しするお花の準備など。当日をイメージしながら必要なものをリストアップ。
幹事代行ドットコム奈良では
当日の受付表やペン、名札、会場看板など、必要なものは全てご準備いたします。

当日

当日の進行管理

当日、受付と参加費の回収および司会進行業務。会費の管理。飛び入りでの参加者がいる場合もあるので、幹事メンバーとの連絡は密に。そして当日キャンセルの方が、少なからず発生します。会費未回収のリスクは事前に検討を。
幹事代行ドットコム奈良では
開始時間が過ぎた後の受付はお任せください!当社スタッフが、遅れて参加される方を会場前でお待ちしております。また、「丸ごとプラン」にはキャンセル保証が付いていますので、突然の欠席者が出た場合もご安心ください!

同窓会終了

会場への支払い。忘れ物のチェックなど。また、次回の同窓会に向けて次の幹事の選出など。
幹事代行ドットコム奈良では
みんなから集めた会費(参加人数によっては100万円近く!)を幹事さんが同窓会中ずっと持って移動する…なんて気が抜けませんよね。会場への支払い、受付周りの後片付けも当社が代行いたします。お金のことや後片付けを気にせずに、みんなと一緒にお酒やおしゃべりを楽しんでください!

2次会への誘導

会場への誘導と会費の徴収。一次会ではお話が中心になりますので、二次会でお食事をされるケースが多いです。
幹事代行ドットコム奈良では
ご要望があれば、二次会の会場手配や集金も代行させていただきます。

同窓会を成功させるために

幹事さんが一番の功労者

同窓会は楽しいことがいっぱいです。昔の仲間との当時の話は、盛り上がること間違いなしです。近況報告なども交えるとより一層です。当日までの期間も、幹事メンバーと一緒に当時を懐かしみながら進めていけば、やりがいもあります。同窓会で一番の功労者は幹事さんです、当日も含めて幹事さんが一番楽しんでください!

幹事さんの全てをサポート

メンバー集めや、同窓会企画・運営、会場選び、キャンセル料の不安など。大変な作業が多くて尻込みしそうですよね。「幹事代行.com奈良」にご依頼頂ければ、不安なことや煩わしい作業の全てをサポートを致します。 案内ハガキ発送代行・同窓会専用ホームページの作成・ご希望に合わせた会場選定・当日の企画運営・キャンセル補償などで、幹事さんをサポートさせていただきます。「幹事代行.com奈良」の資料もご用意しておりますので、お気軽にご相談下さい。

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